É possível trocar de contador? Entenda a migração de contabilidade

Sim, é possível trocar de contabilidade caso você não esteja satisfeito com o serviço contábil atual. Todo empreendedor tem esse direito, afinal, essa é uma área de suma importância dentro de um negócio. Logo, você deve buscar aquela que atende às suas necessidades sob medida.

Além disso, não importa o motivo pelo qual você decidiu tomar essa decisão. A ideia de que tem que ficar com o mesmo contador para sempre está equivocada. O importante mesmo, é garantir a regularidade fiscal da sua empresa, entre outros pontos gerenciais.

Está pensando em trocar de contador? Neste artigo, vamos abordar tudo o que você precisa saber para fazer a migração de contabilidade. Ainda aqui, descubra como a RR Soluções em Contabilidade e Finanças pode ajudar a sua empresa atendendo todo o Brasil.

Posso trocar de contador? Quando fazer?

O trabalho de um contador envolve muitas responsabilidades em relação a uma empresa, especialmente ao se tratar das obrigações da organização. 

Nessa perspectiva, quando o contador não atende às expectativas do cliente, a migração de contabilidade se torna uma alternativa viável para evitar ainda mais situações indesejáveis – como problemas com o Fisco.

Alguns dos cenários que podem motivar a troca de contabilidade, além do mal atendimento, incluem:

  • difícil comunicação com o profissional;
  • inexperiência com o serviço desejado;
  • descumprimento de prazos;
  • uso de ferramentas ineficientes;
  • cometimento de erros na elaboração de documentos ou realização de processos contábeis, fiscais ou tributários;
  • entre outras problemáticas que podem prejudicar a empresa na prestação do serviço.

Diante da seriedade de um serviço de contabilidade, ter um contador que comete esses e outros erros com a sua empresa pode provocar consequências determinantes. Porém, se você, como empreendedor, não estiver satisfeito com a atual contabilidade do seu negócio, não hesite em trocar de escritório.

Fazer a migração para um novo escritório de contabilidade não é tão complicado quanto parece. Mas, certamente, você deverá respeitar o acordo com o antigo contador formalizando a rescisão contratual.

A importância de uma boa contabilidade para empresas 

Entender a importância de ter uma boa contabilidade no seu negócio é essencial para tomar uma decisão rápida quando você se depara com a necessidade de trocar de contador.

Com exceção do MEI, todas as empresas no Brasil são obrigadas a ter um contador. Isso se deve ao fato que esse profissional fica responsável por regularizar as obrigações fiscais do empreendimento – como o pagamento de impostos e entrega de declarações.

Em contrapartida, um contador experiente pode auxiliar o contador em várias vertentes de uma empresa, desde a abertura até questões estratégicas de crescimento.

Para fazer o enquadramento tributário da empresa, por exemplo, é essencial que se avalie a melhor opção para evitar uma carga tributária incompatível com o modelo de negócio. 

A propósito, levando em consideração que o sistema tributário no Brasil é um dos mais complexos do mundo, ter um profissional atento à legislação faz toda a diferença.

Como trocar de contador: passo a passo

Agora que você já sabe que é possível trocar de contador e conhece a importância de selecionar um bom profissional, deve estar se perguntando “como migrar de contabilidade”.

Para passar por esse processo sem complicações, siga o passo a passo e saiba o que precisa para trocar de contador!

1- Consulte o contrato atual

Antes de tudo, é importante consultar o contrato atual que você tem com o seu contador. Nesse documento, pode constar cláusulas que estipulam a obrigação de entregar um aviso prévio e pagamento de multas em caso de rescisão.

Por isso, faz-se necessário verificar com cuidado o contrato para evitar problemas legais devido ao descumprimento do acordo.

2- Verifique possíveis pendências 

Havendo pendências com o seu contador atual, é fundamental que sejam solucionadas antes de trocar de contabilidade.

O que pode ajudar nessa etapa é analisar os documentos relacionados à empresa nos últimos 5 anos, verificando se há situações pendentes ou incoerentes que possam prejudicar a companhia.

Contudo, mesmo após mudar de contador, se ficou algum erro cometido pelo antigo profissional, via de regra é responsabilidade dele repará-lo.

3- Providencie a Carta de Cancelamento de Serviços Contábeis 

A carta de cancelamento de serviços contábeis é um documento formal utilizado para comunicar ao contador atual que você não deseja mais utilizar os serviços dele.

É importante redigir essa carta ao trocar de contador para formalizar o término da relação profissional e garantir que não haja mal entendidos futuros.

Além do mais, a carta de cancelamento pode incluir instruções sobre como o contador deve lidar com seus registros contábeis e documentos após o término da parceria. Isso ajuda a assegurar uma transição suave para o novo contador e a manter a conformidade com as obrigações fiscais e contábeis.

Com a carta em mãos, você pode seguir para a próxima etapa: a formalização do fim do acordo.

4- Formalize o fim do acordo para trocar de contador

A comunicação para avisar o atual contador a respeito do fim do acordo da prestação de serviços de contabilidade deve ser feita de forma escrita. Inclusive, a carta de cancelamento dos serviços contábeis pode ser entregue junto com esse informe oficial.

Nesse documento – que pode ser enviado por email ou outra forma de comunicação – deve conter os dados da empresa cliente e a data de encerramento do contrato.

Em seguida, o contador deverá providenciar a entrega dos documentos da empresa tanto contábeis quanto fiscais e tributários.

Outro ponto importante nesse sentido é a organização dos relatórios relacionados aos débitos municipais, estaduais e federais da empresa. 

Parece muita coisa? Não se preocupe, o próprio profissional tem noção das etapas necessárias para trocar de contabilidade com segurança.

5- Realize a migração da contabilidade 

Apenas após realizar o encerramento da prestação de serviços com o antigo contador é que se torna possível fazer a migração da contabilidade.

Para dar sequência às atividades contábeis, não se esqueça de deixar claro sobre as suas necessidades com o serviço. Afinal, para evitar as mesmas decepções com o novo profissional, é imprescindível que ele entenda o que você precisa.

Como escolher uma boa contabilidade para a sua empresa?

O primeiro passo para selecionar um bom escritório de contabilidade para a sua empresa é pensar nas particularidades do negócio. A partir disso, deve-se procurar um escritório que tenha expertise para lidar com as suas necessidades.

Ademais, avaliar a reputação da empresa a ser contratada é um aspecto-chave. Ao entender a relação que a contabilidade tem com os seus clientes, você terá mais confiança para contratar.

Busque feedbacks e depoimentos de quem já foi cliente do escritório de contabilidade – o que pode ser feito com uma busca na internet. Quanto mais avaliações negativas a contabilidade tiver, maiores os riscos de não ser um bom parceiro para a sua empresa.

Enquanto isso, a capacidade de comunicação e o atendimento ao cliente também são fatores importantes a serem considerados. 

A propósito, sabia que na RR Soluções, os contadores oferecem um atendimento humanizado com soluções específicas para cada negócio? Todo o suporte é dado de forma personalizada e proativa.

Além disso, selecione um serviço de contabilidade que adote ferramentas e tecnologias inovadoras para tornar os processos mais eficientes. 

Um bom escritório de contabilidade deve estar atualizado com as ferramentas e softwares contábeis mais recentes para garantir eficiência e precisão no trabalho. A princípio, já existem diversas tecnologias capazes de realizar a contabilidade digital para empresas, viabilizando serviços mesmo que a distância. 

Toda contabilidade deve se manter atualizada perante as mudanças da legislação 

Independentemente da especialização ou tecnologias adotadas, é dever do escritório de contabilidade contar com profissionais atualizados diante das mudanças da legislação.

Como devemos lembrar, a todo momento o governo faz atualizações das leis antigas e impõe novas regulamentações. 

O que um bom serviço de contabilidade deve oferecer?

Entender como escolher um escritório de contabilidade é fundamental, mas o que seria um bom serviço de contabilidade? O que, de fato, o contador deve oferecer aos clientes?

Nesse contexto, um bom serviço de contabilidade deve oferecer orientação especializada para ajudar os clientes a tomarem decisões informadas, não apenas contábeis, mas também financeiras.

Isso pode incluir aconselhamento sobre investimentos, planejamento tributário, estratégias de crescimento empresarial e outras questões financeiras importantes.

Sendo assim, o contador deverá auxiliar o empreendedor em inúmeros aspectos, como:

  • elaboração de declarações dos bens;
  • organização de livros, relatórios e documentos contábeis corretamente;
  • ajuda na realização do planejamento tributário com foco em redução da carga tributária da empresa;
  • ajuda na escolha do enquadramento tributário mais vantajoso para o empreendimento;
  • apuração correta de impostos, evitando problemas com o Fisco;
  • entre muitos outros pontos.

Benefícios da contabilidade digital para micro e pequenas empresas

Ao considerar trocar de contador, uma alternativa que pode ser benéfica às micro e pequenas empresas é o serviço de contabilidade digital.

A contabilidade digital para empresas oferece uma série de benefícios ao empreendedor, especialmente àqueles que estão começando agora. Vejamos os principais a seguir!

1. Facilidade de acesso

Com a contabilidade digital, o empreendedor pode acessar os dados financeiros de qualquer lugar e a qualquer momento, desde que haja uma conexão com a internet.

Esse benefício proporciona mais flexibilidade e praticidade para os empreendedores gerenciarem a área contábil do negócio.

2. Redução de erros

Se você busca trocar de contador devido à quantidade de erros que o profissional atual provoca na sua empresa, contratar uma contabilidade digital poderá ajudá-lo a prevenir essas situações.

A automação de processos por meio de softwares especializados na contabilidade digital ajuda a minimizar erros humanos, garantindo maior precisão nas informações financeiras. 

Na RR Soluções, por exemplo, graças aos softwares e ferramentas tecnológicas de alta precisão, você não precisa se preocupar com falhas humanas em processos contábeis.

3. Economia de tempo

Já imaginou ter um sistema para cobrar e pagar contas a partir de um clique, com maior eficiência nos cálculos e sem precisar entrar em contato diretamente com um contador?

Com diversos processos rotineiros podendo ser realizados digitalmente, o serviço de contabilidade digital permite que os empreendedores e contadores foquem em atividades mais estratégicas. Portanto, isso gera uma maior economia de tempo e aumenta a produtividade.

4. Análise e acompanhamento em tempo real

A contabilidade digital possibilita o acesso a relatórios e análises financeiras atualizadas em tempo real. Dessa maneira, torna-se mais fácil acompanhar a situação da empresa ao trocar de contador.

5. Segurança no armazenamento de documentos 

Como todos os documentos e informações são armazenados em nuvem, em plataformas altamente seguras, raramente o empreendedor tem problemas de perda de dados na contabilidade digital.

Considerando ainda que o armazenamento de arquivos em meios digitais é muito mais prático do que guardar papeladas em locais físicos, não é mesmo?

Como migrar para a Contabilidade RR Soluções?

Na RR Soluções, você encontra profissionais especializados bem como uma estrutura contábil altamente tecnológica para contar com serviços contábeis personalizados para a sua empresa.

Então, depois de iniciar o processo de migração de contabilidade, formalizando o fim do acordo com o antigo contador, você tem todo o suporte que precisa para ser parceiro da RR Soluções.

A primeira coisa a fazer, depois de entrar em contato conosco, é enviar os documentos e informações da empresa por meio da nossa plataforma online. Com uma abordagem digital de alta qualidade, usamos a tecnologia para combinar segurança, agilidade e praticidade no atendimento contábil.

Ademais, para garantir uma ampla oferta de serviços contábeis fornecidos com base nas suas necessidades, a RR Soluções oferece diferentes tipos de planos de contabilidade, do básico ao completo.

Com a documentação encaminhada, nós ajudamos você a dar sequência na migração da contabilidade. 

Quais são os serviços oferecidos pelo escritório?

O foco nos serviços da RR Soluções é atender às especificidades de cada negócio, considerando também os objetivos do empreendedor. Para isso, nosso time de especialistas traz soluções em:

Independentemente do serviço, nossos profissionais estão prontos para fornecer orientações estratégicas em qualquer área. Assim, asseguramos que o seu empreendimento esteja sempre em conformidade com as normas aplicáveis.

Está pensando em trocar de contador? Faça agora a sua migração para a RR Soluções!

Fonte: Consultoria RR

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