Como funciona a Contabilidade para E-commerce? Entenda

A contabilidade para e-commerce é um pilar essencial quando o assunto é manter a regularidade fiscal de uma loja virtual. 

Claramente, depois da pandemia, cada vez mais consumidores começaram a aderir às compras online, pressionando a abertura de novas empresas no comércio eletrônico no Brasil.

Entretanto, o crescimento acelerado do comércio eletrônico trouxe alguns questionamentos, como: quais competências ficam responsáveis pelo recolhimento de tributos? Quais os tributos para um e-commerce? Lojas virtuais precisam de contabilidade?

Essas e muitas outras dúvidas ainda perduram, principalmente entre os empresários de primeira viagem, tendo em vista que a internet abriu portas especialmente para pequenos empreendedores.

Quer entender melhor qual o papel da contabilidade para deixar o seu negócio online em dia com o Fisco? Neste artigo, selecionamos as informações mais importantes que você precisa saber sobre o assunto. Confira!

Contabilidade para E-commerce: como funciona?

Antes de entender o que é a contabilidade para e-commerce, precisamos deixar claro o conceito de e-commerce

De maneira resumida, o e-commerce (também chamado de comércio eletrônico) trata-se do modelo de negócio onde as vendas e transações comerciais, seja de um produto ou serviço, são feitas pela internet.

Sendo assim, a contabilidade para e-commerce nada mais é do que uma área da contabilidade destinada à gestão financeira e contábil de empresas que operam no ambiente online. 

É importante destacar que, assim como o comércio tradicional precisa seguir determinadas regras e cumprir deveres fiscais, no comércio eletrônico a lógica é a mesma.

O contador poderá auxiliar o dono de uma loja virtual em uma apuração correta dos impostos sobre as vendas realizadas pela internet, no cumprimento das obrigações acessórias relacionadas ao e-commerce e possíveis benefícios fiscais específicos para esse segmento, por exemplo. 

Loja virtual precisa de CNPJ? 

Uma dúvida que ainda perdura entre muitos empreendedores é quanto à necessidade de se ter um CNPJ para abrir um e-commerce. 

De fato, para criar um site, em muitos casos a sua loja virtual precisa de CNPJ no momento de efetuar o cadastro na plataforma digital. Porém, quando avaliamos o ponto de vista operacional e logístico de um negócio de verdade, aí sim a abertura de um CNPJ é indispensável.

Mesmo que você consiga vender online somente com o seu CPF, ter um Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) passa mais credibilidade ao e-commerce. Portanto, na hora de pagar os impostos e declarar os rendimentos do negócio, existe uma discrepância significativa entre sofrer uma tributação com o CNPJ e o CPF.

Além disso, muitos fornecedores exigem o CNPJ para fechar negócios com mais segurança e confiança na sua empresa. Para os clientes, a emissão da nota fiscal também pode ser uma exigência a depender do que está sendo comercializado e do valor.

Logo, ter um CNPJ para loja virtual fará toda a diferença para quem pretende ter uma marca séria no digital, sem contar todos os benefícios legais que esse documento proporciona.

Quais os impostos que um e-commerce precisa pagar no Brasil?

Em tese, os impostos que um proprietário de loja virtual precisa pagar não são tão diferentes de um proprietário de loja física. 

O que realmente vai determinar as contribuições que incidem sobre o seu negócio online são fatores como o regime tributário e os produtos/serviços comercializados.

Entre os mais comuns estão:

  • ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços);
  • IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados);
  • PIS (Programa de Integração Social);
  • COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social);
  • ISS (Imposto sobre Serviços);
  • IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica);
  • entre outros.

Como fazer a contabilidade para e-commerce?

Para quem está começando um negócio online sozinho, a contabilidade para e-commerce pode parecer complexa, afinal, ela envolve uma série de etapas e processos específicos, desde a abertura da empresa até a gestão financeira e o cumprimento das obrigações fiscais. 

À medida que o negócio começa a crescer, as responsabilidades aumentam proporcionalmente, e, tendo isso em vista, os serviços de contabilidade online para e-commerce podem auxiliar o empreendedor digital nas situações mencionadas a seguir!

Abertura de CNPJ para E-commerce

O primeiro passo para iniciar a formalização do seu e-commerce é com a abertura da empresa. Nesse processo, é necessário definir o tipo societário mais adequado para o negócio, considerando aspectos como responsabilidade dos sócios e regime tributário.

No caso de um e-commerce, a opção pelo regime de tributação Simples Nacional pode ser vantajosa devido à simplificação no recolhimento de impostos para lojas virtuais com faturamento de até R$4,8 milhões ao ano.

Outra opção para quem é pequeno empreendedor com uma loja virtual é a de ser MEI. No entanto, aqui vale uma análise mais cuidadosa na hora de definir o CNAE, entre outros aspectos que podem impactar na viabilidade dessa alternativa.

Um escritório de contabilidade para ecommerce poderá prestar toda a orientação estratégica para abrir uma empresa atuando em plataformas digitais.

Emissão de Notas Fiscais

No e-commerce, a emissão de notas fiscais eletrônicas é essencial para documentar as operações de venda. Nesse caso, a empresa deve estar regularizada junto ao Fisco e possuir certificado digital para emitir as notas fiscais eletrônicas.

Além do mais, é importante estar atento às particularidades fiscais de cada estado em que a empresa realiza as vendas, uma vez que o e-commerce pode atingir clientes em várias localidades do país.

Tem dificuldades para emitir as NFs do seu e-commerce? Descubra o passo a passo para fazer a emissão de notas fiscais!

Entrega de obrigações acessórias

Outro serviço no qual a contabilidade online para e-commerce pode auxiliar o empreendedor é no cumprimento das obrigações acessórias.

Basicamente, as obrigações acessórias são declarações que as empresas precisam enviar à Receita Federal dentro dos seus respectivos prazos. 

Essas entregas são realizadas por meio do SPED Fiscal (Sistema Público de Escrituração Digital), que faz o recolhimento das informações relativas às empresas.

Todavia, é importante ficar atento em saber quais são as informações que a empresa precisa entregar e em que momento do ano isso deve ser feito. Por essa razão, ninguém melhor do que um contador especializado para analisar caso a caso.

Do mesmo modo, também é necessário realizar a apuração e recolhimento dos impostos devidos, como ICMS e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados), se aplicável.

Obrigações trabalhistas

Se a sua empresa conta com funcionários que trabalham para a sua loja virtual, a contabilidade para e-commerce também pode contribuir para garantir as responsabilidades trabalhistas dentro da lei 

Nessa situação, o empreendedor poderá ter o auxílio de um contador para as seguintes atribuições:

  • folhas de pagamento;
  • contratação/demissão;
  • encargos fiscais;
  • planejamento de férias; 
  • encargos sociais. 

Leia também: O que muda nas pequenas e microempresas com a Reforma Trabalhista?

Gestão financeira estratégica

Para a surpresa de muitos, a contabilidade para e-commerce não se limita apenas ao contexto contábil e fiscal. Sendo assim, ter um contador pode fazer toda a diferença ao garantir a boa saúde financeira da empresa.

A gestão financeira no e-commerce demanda muita atenção, especialmente por geralmente conciliar diferentes meios de pagamentos.

Com isso, é indispensável manter um controle rigoroso das entradas e saídas financeiras bem como do estoque, considerando as particularidades do comércio eletrônico, como a possibilidade de vendas interestaduais e internacionais.

Sob outra perspectiva, um serviço de contabilidade online para e-commerce pode contemplar a análise constante de métricas, como ticket médio, taxa de conversão, custo por aquisição de cliente e retorno sobre investimento.

Esses indicadores auxiliam na tomada de decisões estratégicas e na avaliação do desempenho do negócio.

Qual a importância da contabilidade para e-commerce?

Depois de entender mais sobre como funciona a contabilidade para e-commerce, você ainda pode estar se perguntando se realmente vale a pena investir em um escritório de contabilidade especializado.

Nesse cenário, é muito importante considerar que só de fazer a terceirização da contabilidade, você, como empreendedor, já consegue ter um alívio nas responsabilidades da empresa.

O fato de deixar tarefas como entregas de documentos fiscais e cuidar das questões tributárias traz um alívio para o empreendedor – que já lida com diversas outras preocupações rotineiras.

Porém, mais do que isso, um profissional contábil qualificado acompanha a legislação e conhece profundamente quais conformidades cada empresa deve prestar. 

Isso quer dizer que ele tem a capacidade de identificar possíveis problemas com o Fisco, evitando multas e outras penalidades.

Lembre-se que a falta de atenção nos aspectos legais de uma empresa pode resultar em sérias consequências para o e-commerce.

Ademais, a contabilidade proporciona uma visão clara e precisa da situação financeira da empresa, permitindo o acompanhamento detalhado das receitas, despesas, lucros e prejuízos.

Portanto, contar com profissionais especializados nessa área é essencial para garantir que o e-commerce opere de forma sólida e sustentável no mercado digital.

Como fazer um planejamento contábil eficiente para e-commerce?

Ao contratar um escritório de contabilidade digital especializado, uma das etapas mais importantes nessa parceria é montar um planejamento contábil eficiente.

Esse planejamento deve sempre levar em consideração as necessidades e especificações da empresa, independentemente se for uma loja online ou física.

Estruturação da Contabilidade

O primeiro passo em um planejamento de uma contabilidade para e-commerce é garantir uma estrutura contábil personalizada.

Esse processo poderá incluir a definição de um plano de contas adequado às operações do e-commerce em questão, bem como a escolha de um sistema de gestão financeira e contábil integrado.

Na plataforma contábil online da RR Soluções, você tem toda a praticidade de acompanhar a contabilidade do seu negócio online na palma da sua mão.

Escolha do Regime Tributário

Para enquadrar o e commerce em um regime tributário no Brasil, os contribuintes poderão analisar a melhor opção entre as alternativas:

  • Simples Nacional;
  • Lucro Real;
  • Lucro Presumido.

O regime ideal vai depender das particularidades de cada empresa, como porte, previsão de faturamento, atividades econômicas, etc.

Vale reforçar que a escolha do regime tributário é uma decisão determinante para o sucesso do negócio. Afinal, um enquadramento inadequado pode impactar significativamente no faturamento do e-commerce.

Análise de Cenários e Projeções Financeiras

A análise de cenários futuros e a elaboração de projeções financeiras na contabilidade para ecommerce envolve considerar diferentes hipóteses relacionadas ao desempenho da empresa. 

Esse processo leva em consideração as condições econômicas externas e internas, correlacionando possíveis cenários com o momento financeiro do negócio.

Controle de Estoques e Custos

Principalmente para empresas com lojas virtuais que vendem produtos físicos com estoques, ter o controle de estoques e custos no planejamento contábil é indispensável.

O planejamento deve incluir procedimentos para o registro preciso das entradas e saídas de mercadorias bem como o cálculo adequado dos custos envolvidos nas operações.

Gestão de Fluxo de Caixa 

O controle do fluxo de caixa é outro aspecto relevante no planejamento contábil de um e-commerce. 

Para isso, a empresa deve estabelecer práticas eficientes para monitorar as entradas e saídas de recursos, além de antecipar necessidades de capital de giro ou imprevisibilidades.

Acompanhamento das Alterações Legais 

Por fim, é fundamental que o planejamento contábil de um e-commerce tenha os mecanismos para o acompanhamento constante das alterações na legislação tributária e fiscal.

Essa prática permite que a empresa se mantenha atualizada em relação às suas obrigações legais e evite surpresas desagradáveis.

Onde encontrar uma contabilidade online para e-commerce?

Com o escritório de contabilidade para e-commerce RR Soluções, você pode se concentrar em cuidar do seu negócio online e deixar a parte burocrática com quem entende do assunto.

Desde a abertura de CNPJ para lojas virtuais até o acompanhamento da sua rotina contábil, os nossos profissionais especializados garantem total responsabilidade e cuidado com a sua empresa.

Além disso, utilizamos ferramentas digitais selecionadas para facilitar a gestão contábil e financeira do seu e-commerce mesmo de longe.

E mais, conosco, você pode ficar despreocupado com a proteção dos seus dados. Nossa contabilidade online atua apenas com softwares validados para garantir a segurança de todas as suas informações.

Sendo assim, basta enviar a documentação do seu negócio totalmente online para a nossa equipe. Eles assumem o compromisso de manter a sua loja virtual legalizada para continuar crescendo no seu segmento. É simples, prático e seguro!

Tem alguma dúvida sobre a contabilidade para e-commerce com a RR Soluções ou gostaria de saber mais sobre um de nossos planos? Entre em contato hoje mesmo!

Fonte: Consultoria RR

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