Como emitir nota fiscal eletrônica NFS-e: passo a passo

A nota fiscal eletrônica NFS-e é um documento digital que tem a mesma finalidade que as antigas notas fiscais tradicionais em papel, isto é, documentar a prestação de serviços. No entanto, em vez de existir em formato físico, a NFS-e é gerada, armazenada e transmitida de maneira eletrônica, agilizando processos e reduzindo o uso de papel.

Ela é uma importante ferramenta de controle fiscal e tributário, proporcionando a transparência nas transações entre prestadores de serviço, seus clientes e os órgãos fiscalizadores. Por isso, entender como emitir nota fiscal de serviço é essencial para garantir que está tudo em dia com a contabilidade da sua empresa.

E, claro, nada melhor que contar com o apoio do maior escritório de contabilidade do Brasil, a Contabilizei, para tirar suas dúvidas sobre esse tema. Então, vamos nessa?

Quem precisa emitir?

Todas as empresas no Brasil, com exceção das registradas como Microempreendedores Individuais (MEI), que atuam como prestadoras de serviços de qualquer natureza, estão obrigadas a emitir a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) em todas as suas operações. 

Isso significa que não importa qual seja o serviço oferecido, o faturamento anual ou a localidade da empresa, a NFS-e é uma obrigação tributária para todas as empresas que trabalham com serviços e pode ser dispensada apenas com a formalização expressa do município.

A forma como a NFS-e é emitida e particularidades de não obrigatoriedades variam de acordo com a legislação municipal de cada localidade. A legislação nacional, Lei 8.846/94, estabelece os princípios gerais sobre a emissão de documentos fiscais, enquanto a Lei Complementar 116/2003 e a Lei 406/68, regulamenta o Imposto Sobre Serviços (ISS) e determinam quando e como as NFS-e devem ser emitidas.

Para emitir a NFS-e, normalmente é necessário acessar o site da prefeitura da cidade onde o serviço foi prestado. No entanto, nem todos os municípios possuem a mesma tecnologia ou formato padrão para a emissão. Alguns podem requerer recursos adicionais, como certificados digitais e cadastros específicos.

Portanto, antes de emitir as NFS-e, é importante verificar se o município em questão oferece essa opção e realizar os devidos cadastros para garantir a conformidade com as regras locais.

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Como emitir nota fiscal de Serviço (NFS-e)?

A partir de 2023, está prevista a padronização nacional da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica. Atualmente, devido à diversidade de sistemas adotados pelos diversos municípios, existem múltiplos padrões de NFS-e em todo o país. Isso ocorre porque cada município utiliza seu próprio software, muitas vezes customizado para suas necessidades locais.

Com a implementação da padronização nacional da NFS-e, haverá a adoção de um único formato de emissão. Além disso, será criado um ambiente de dados que garantirá a integridade das informações e proporcionará aos empresários uma plataforma unificada, simplificando as interações com as prefeituras. Isso se assemelha aos modelos de Documentos Fiscais eletrônicos que já estão em vigor atualmente.

Por isso, é importante contar com o apoio de uma contabilidade que auxilie na emissão de notas fiscais, evitando que haja erros durante a emissão e posteriores refações. Conheça a Contabilizei.

Vamos mostrar aqui o passo a passo padrão de como emitir a NFS-e em São Paulo, mas este procedimento é muito parecido na maioria dos municípios do Brasil, variando apenas alguns nomes utilizado e exigências para acessar o emissor disponibilizado pelo município:

Passo 1: Cadastro na Prefeitura

Antes de aprender como emitir nota fiscal em São Paulo, é necessário cadastrar-se e obter acesso ao sistema da prefeitura. Para empresas de diferentes portes, o processo varia:

  • Empresas de pequeno, médio e grande porte: Adquira um certificado digital, como o e-CNJP, e solicite a senha na Secretaria de Finanças e Desenvolvimento Econômico.
  • MEIs e pessoas físicas: Possua registro no CCM (Cadastro de Contribuintes Mobiliários) com um código de serviço válido e solicite a Senha Web na Secretaria Municipal da Fazenda.

Passo 2: Acesso ao Sistema da Nota Fiscal

Após obter a senha, acesse o site da Nota do Milhão e clique em “Acessar o sistema”. Alternativamente, você pode utilizar aplicativos da Play Store e App Store para acessar pelo celular. Insira CPF ou CNPJ e senha ou utilize a opção de Certificado Digital.

Passo 3: Escolha da Opção para Emitir a Nota Fiscal

No menu lateral, escolha “Emissão de NFS-e” para emitir a nota fiscal. Lembre-se de que a consulta do documento pode ser feita posteriormente na “Consulta de Notas”.

Passo 4: Preenchimento dos Dados da NFS-e

Comece inserindo CPF ou CNPJ do tomador de serviços. As informações da empresa destinatária podem estar pré-preenchidas. Preencha os campos obrigatórios, como descrição dos serviços, valor total, data de vencimento, entre outros, de acordo com sua atividade. O campo “Discriminação dos serviços” pode conter especificações do serviço ou informações bancárias do prestador.

Passo 5: Revisão e Emissão

Após preencher os campos obrigatórios, revise todas as informações da nota. O campo “ISS retido pelo tomador?” é preenchido automaticamente conforme sua atividade. O campo “Substituição de RPS por NFS-e” é para quem emite recibos provisórios. Se estiver tudo certo, clique em “Emitir” para ver a NFS-e pronta e enviá-la para quem precisar.

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Seguindo esses passos, você poderá emitir notas fiscais de serviços em São Paulo de maneira eficiente e de acordo com as regulamentações locais.

Quanto custa emitir NFS-e?

Geralmente, a emissão de notas fiscais de serviços por meio dos portais municipais é gratuita, embora algumas cidades possam oferecer pacotes com um limite mensal de notas emitidas mediante o pagamento de uma tarifa.

Um exemplo disso é o município de Ribeirão Preto, que disponibiliza pacotes com preços que variam entre R$7,90 e R$149,00. É aconselhável verificar a política do seu município antes de começar a emitir suas notas fiscais. Certifique-se de estar ciente das eventuais taxas associadas e dos detalhes específicos que se aplicam à sua região.

Além disso, existe a alternativa de emitir notas fiscais de serviços por meio de softwares emissores de notas fiscais. Esses programas podem ser adquiridos por meio da contratação de empresas especializadas, oferecendo a conveniência de gerar e gerenciar suas notas fiscais de forma eficiente.

Dessa forma, você pode escolher a opção que melhor se adapta às necessidades do seu negócio, seja utilizando os sistemas oferecidos pela prefeitura ou optando por softwares emissores disponibilizados por empresas dedicadas.

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Para que serve a NFS-e?

A NFS-e desempenha múltiplos papéis cruciais no cenário contábil e empresarial, mas podemos mencionar os principais como:

Legalidade e Cumprimento Tributário

A emissão da NFS-e é um requisito legal em todo o Brasil. Ela assegura que os impostos devidos sejam calculados e pagos corretamente, auxiliando empresas e profissionais a cumprirem suas obrigações fiscais de acordo com a legislação vigente.

Comprovação de Transações

A NFS-e atua como comprovante oficial de que um serviço foi prestado. Ela registra detalhes essenciais da transação, como valor, data, descrição do serviço einformações das partes envolvidas. Isso é fundamental tanto para a empresa prestadora do serviço quanto para o cliente.

Transparência e Controle

A geração eletrônica da NFS-e proporciona maior transparência nas operações comerciais. Todas as NFS-e emitidas e recebidas são armazenadas digitalmente, facilitando auditorias internas e externas, além de possibilitar um controle mais eficiente das atividades financeiras.

Simplificação de Processos

Ao eliminar a necessidade de impressão, armazenamento físico e transporte de documentos em papel, a NFS-e simplifica o processo burocrático, reduzindo custos operacionais e contribuindo para a preservação ambiental.

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Agilidade e Segurança

A geração eletrônica e a transmissão em tempo real da NFS-e agilizam o processo de emissão e recebimento das notas fiscais. Além disso, a assinatura digital garante a autenticidade do documento, evitando fraudes e falsificações.

Tenha um emissor gratuito de NFS-e integrado a contabilidade

Além de contar com o apoio de mais de 1.000 especialistas, quem é cliente Contabilizei conta com um emissor gratuito de notas fiscais de serviço integrados à sua plataforma de contabilidade. Além de ser de fácil utilização, a nota pode ser emitida com apenas alguns cliques. Além disso, você conta com todo o suporte da nossa equipe de contadores para auxiliá-lo em qualquer etapa do processo.

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